Mobile Zeiterfassung mit automatischer Übertragung

Warum digitale Zeiterfassung?

Die korrekte Erfassung von Arbeitszeiten ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch essentiell für eine faire Behandlung Ihrer Mitarbeiter und eine präzise Lohnabrechnung. Traditionelle Methoden wie handgeschriebene Stundenlisten oder Stempelkarten sind jedoch fehleranfällig, zeitaufwändig und schwer zu verwalten.

In der Gastronomie mit ihren flexiblen Arbeitszeiten, Schichtwechseln und häufig wechselndem Personal ist eine zuverlässige Zeiterfassung besonders wichtig – und besonders herausfordernd.

Unsere mobile Zeiterfassungslösung

Die ABS Zeiterfassung kombiniert modernste Technologie mit einfachster Bedienung. Mitarbeiter können sich über verschiedene Wege ein- und ausstempeln, alle Daten werden automatisch erfasst, gespeichert und für die Lohnabrechnung aufbereitet.

Erfassungsmethoden

1. Mobile App

Unsere Mitarbeiter-App ermöglicht die Zeiterfassung direkt vom Smartphone:

• Ein- und Ausstempeln mit einem Klick
• GPS-Ortung für Außendienst-Mitarbeiter (optional)
• Pausenverwaltung
• Arbeitszeitübersicht in Echtzeit
• Offline-Modus für stabilen Betrieb

2. QR-Code Zeiterfassung am Arbeitsplatz

Moderne, kontaktlose Zeiterfassung über QR-Code-Scan mit dem eigenen Smartphone:

• QR-Code am Arbeitsplatz – Mitarbeiter scannen den QR-Code mit ihrem Smartphone
• Sofortiger Arbeitsbeginn – Nach dem Scan startet die Zeiterfassung automatisch
• Keine zusätzliche Hardware – Funktioniert mit jedem Smartphone
• Standortgebunden – QR-Codes sind nur am jeweiligen Arbeitsort gültig
• Einfach & hygienisch – Berührungslose Erfassung ohne gemeinsame Terminals

3. Terminal

Spezielles Zeiterfassungsterminal für den Eingangsbereich:

• Robustes Design für hohe Beanspruchung
• Großes Touch-Display
• Mehrsprachige Oberfläche
• Schnelle Authentifizierung

Automatische Features

Intelligente Pausenerkennung

Das System erkennt automatisch, wann gesetzliche Pausen fällig sind und erinnert Mitarbeiter daran. Pausen werden automatisch dokumentiert und in der Zeitabrechnung berücksichtigt.

Überstundenverwaltung

Überstunden werden automatisch berechnet und können auf verschiedene Arten verwaltet werden:

• Automatische Genehmigungsworkflows
• Überstundenkonto pro Mitarbeiter
• Flexible Auszahlung oder Zeitausgleich
• Benachrichtigung bei Überschreitung von Grenzwerten

Zuschlagsberechnung

Das System berechnet automatisch alle relevanten Zuschläge:

• Nachtzuschlag (22:00 - 06:00 Uhr)
• Sonntagszuschlag
• Feiertagszuschlag
• Überstundenzuschlag
• Branchenspezifische Sonderzuschläge

Steuerberater-Integration

Ein Hauptvorteil unserer Lösung: Die nahtlose Übertragung aller Daten an Ihren Steuerberater.

Automatischer Export

Alle Arbeitszeitdaten werden automatisch in das Format Ihres Steuerberaters exportiert:

• Unterstützung für RZL, DATEV und alle gängigen Systeme
• Monatlicher automatischer Export per E-Mail
• Auf Knopfdruck jederzeit aktueller Bericht verfügbar
• Inklusive aller Zuschläge und Sonderzahlungen
• Berücksichtigung von Krankenständen und Urlauben

GPLA-Konformität

Die Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfung (GPLA) verlangt lückenlose Aufzeichnungen. Unser System erfüllt alle Anforderungen:

• Vollständige Dokumentation aller Arbeitszeiten
• Fälschungssichere Aufzeichnung
• Sofortige Verfügbarkeit bei Kontrollen
• Export für Behörden auf Knopfdruck
• 7 Jahre Archivierung

Reporting und Analysen

Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über Ihre Personalkosten:

Standardberichte

• Tägliche/wöchentliche/monatliche Arbeitszeitübersicht
• Überstundenentwicklung
• Zuschlagsübersicht
• Personalkosten im Zeitverlauf
• Anwesenheitsstatistiken

Individuelle Auswertungen

Erstellen Sie eigene Reports nach Ihren spezifischen Anforderungen:

• Flexible Filterung nach Zeitraum, Mitarbeiter, Abteilung
• Export als Excel, PDF oder CSV
• Grafische Darstellungen und Diagramme
• Vorlagen für wiederkehrende Berichte

Datenschutz und Sicherheit

Zeiterfassungsdaten sind sensible Personaldaten und müssen entsprechend geschützt werden:

• DSGVO-konform: Alle Daten werden in Österreich gespeichert
• Verschlüsselt: End-to-End Verschlüsselung aller Übertragungen
• Zugriffsrechte: Granulare Berechtigungsverwaltung
• Audit-Trail: Alle Änderungen werden protokolliert
• Backup: Tägliche automatische Sicherungen

Praxisbeispiel: Cita Kebab Linz

Der Lieferdienst Cita Kebab in Linz beschäftigt 8 Mitarbeiter in flexiblen Schichten. Vor der Einführung unserer Zeiterfassung:

• Handgeschriebene Stundenlisten
• Häufige Unstimmigkeiten bei der Abrechnung
• 3 Stunden monatlich für manuelle Auswertung
• Fehlerquote von ca. 10%

Nach der Implementierung:

• Vollautomatische Zeiterfassung per App
• Keine Unstimmigkeiten mehr
• Zeitersparnis von 3 Stunden pro Monat
• Fehlerquote praktisch bei 0%
• Mitarbeiterzufriedenheit gestiegen

Kosten und ROI

Die mobile Zeiterfassung ist als Modul für unser Kassensystem verfügbar. Die Investition amortisiert sich typischerweise bereits nach 3-4 Monaten durch:

• Eingesparte Zeit bei der manuellen Erfassung
• Reduzierte Fehler bei der Lohnabrechnung
• Vermeidung von Strafen bei GPLA-Kontrollen
• Optimierte Personalplanung

Setup und Schulung

Die Implementierung ist schnell und unkompliziert:

1. Installation der App bzw. Aktivierung am Kassensystem (1 Stunde)
2. Einrichtung der Mitarbeiterprofile (30 Minuten)
3. Schulung des Teams (1 Stunde)
4. Testphase mit Begleitung (1 Woche)
5. Live-Gang

Fazit

Eine moderne, mobile Zeiterfassung ist heute unverzichtbar für jeden professionellen Gastronomiebetrieb. Sie spart Zeit, Geld und Nerven – und sorgt für Rechtssicherheit und zufriedene Mitarbeiter.

Mit der ABS Zeiterfassung investieren Sie in ein System, das mit Ihrem Betrieb wächst und sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpasst.